第五章 会计凭证
（一）会计凭证
所谓会计凭证就是在会计工作中赖以证明某些会计事项已经发生的凭据，这里的凭证可以理解为“凭借”、“凭以”证明某种会计事项已经发生的证据，包括记账凭证和原始凭证。早期的会计并没有记账凭证，只有原始的经济凭证，记录财物的收支活动，这些原始凭证也没有与账簿记录联系在一起。此后，出现了日记账，日记账起着会计凭证的作用，即在经济业务发生时，根据发生的经济业务内容详细地在日记账中记录，根据日记账的记录过往分录账和总账。例如，历史书上记载的威尼斯的记录格式为：梅西纳的祖安·安东尼奥：现金×××元，根据合同将部分糖款支付给他。这种日记账式的会计凭证具有如下特点：（1）将原始凭证和记账凭证合二为一，日记账既起原始凭证的作用，即在经济业务发生时取得，证明经济业务的发生或完成；又起记账凭证的作用，即根据日记账的记录登记分录账和总账。（2）会计凭证没有固定的格式，根据经济业务的内容，采用文字叙述式的方式详细叙述方式的经济业务。（3）会计凭证中未指明记账的方向和会计科目，由簿记员根据经验判断应登记的分录账和总账。大约在中世纪，欧洲的商品交易中出现了商品交易收据，收据是具有固定格式的原始会计凭证。收据与日记账相比，在经济业务的叙述方面大为简化，说明经济业务的主要内容和发生的金额。收据虽然比日记账简化了，但不便于记账。簿记员为便于记账，根据交易收据等编制记账凭证，在记账凭证中列明会计科目、借方或贷方等内容，作为登记账簿的依据。会计凭证划分为原始凭证和记账凭证，主要是从它们的功能来说的，教科书上给会计凭证下的定义其实包括两个方面的内容，一方面是用来描述经济业务的发生，对发生的经济业务进行分类，另一方面是作为登记账簿的依据，实际上它们的功能是不一样的。原始凭证证明经济业务的发生，并且可以设计成为对经济业务适当分类；记账凭证则是作为登记账簿的依据。
（二）原始凭证的分类
原始凭证，顾名思义是伴随着经济业务发生而产生的凭证。原始凭证的法律意义在于它是通过某种书面形式证明经济活动的发生情况。在原始凭证中记载着经济活动的主要内容，有责任人的签字或者责任单位的印鉴，应该可以说是最有证明力的法律文件。为了加深对于原始凭证的理解，人们常常对原始凭证进行分类，原始凭证按照不同的标准分类为：
1．按原始凭证的用途分类，分为：单用途的原始凭证，指只作一种用途的原始凭证；多用途的原始凭证，指同一凭证有着多种用途，或者同一凭证套写多联，各联有不同的用途。
2．按记录经济业务的次数，可以分为一次性凭证和累计凭证。
3．按经济业务种类，可以分为以下各种原始凭证：（1）货币资金收付业务的原始凭证，包括各种借据、收款收据、借款单、差旅费报销单。（2）库存材料、产品业务原始凭证，包括材料入库单、退料单、材料收发结存表、材料盘点报告表、产品入库单、产品出入库结存表等。（3）生产业务原始凭证，包括生产任务派工单、指令单、零配件转工单、废品报告单。（4）生产费用核算原始凭证，包括生产费用核算表、工资发放明细表、工资分配汇总表、劳务费用转账表、直接用料消耗表、低值易耗品摊销动态表、产品成本计算表、完工产品成本明细表、固定资产折旧计算表等。（5）采购与销售业务原始凭证，包括采购申请单、销售发票等。（6）固定资产原始凭证，包括固定资产的调拨、验收、报废盈亏报告单等。（7）往来结算业务原始凭证 ，如代垫运杂费结算单、应付票据等。（8）转账、结账业务的原始凭证，包括由会计人员或其他人员根据转账、结账业务的需要编制的转账结账凭证。
4．按照原始凭证的编制单位来划分，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证。前者是指由单位内部人员或者单位根据发生的经济活动编制的原始凭证，例如清查财产物资的盘点表，工资分配表等等；后者是指本单位之外的人员或者单位出具的证明经济活动发生的原始凭证，例如，从商店取得的购货发票，出差人员的飞机票等等。很明显，从证明力来看或者要强于前者。
（三）原始凭证的审核
原始凭证的审核是会计核算的最基本环节，也是最重要的环节，原始凭证审核实际是最基本的会计监督。原始凭证审核的作用主要有：（1）通过原始凭证的审核，可以保证会计核算的真实客观性。如果原始凭证不真实，不论会计核算所采用的方法如何适用，最后得出的结果都不会真实地反映企业财务状况和经营成果。可以说会计客观性原则能不能贯彻执行，关键在于原始凭证的审核。（2）通过原始凭证的审核，可以保证企业经济活动依法进行。原始凭证应能够反映经济活动的原貌，依据有关的法规、制度等等对原始凭证进行审核，可以看出企业的经济活动是否合法、合规。
原始凭证审核的标准：（1）根据有关经济活动的法律、法规进行审核。为了保证市场经济的正常运行，国家制定了一些规范企业经济活动的法律、法规，如《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、具体会计准则、财务管理办法、成本管理条例等等（2）根据会计核算的要求进行审核。为了标志会计核算资料的指示性，国家制定了一些规范企业会计核算的规定，如 《会计工作基本规范》，其中规定了一些填制原始凭证的具体办法。会计人员对原始凭证进行审核时，应以上述标准为依据进行审核。（3）根据某些社会常识进行审核，例如出差地点与出差目的应该一致，购买原材料的价格必须符合一般的市场价格，等等。
原始凭证审核结果的处理：（1）如果原始凭证记载的经济业务不符合国家的有关法律法规，会计人员有权拒绝办理或者按照职权予以纠正，并向单位负责人报告。（2）如果原始凭证记载的经济业务与实际不相符合，即原始凭证不真实，会计人员有权不予受理，并向单位负责人报告。（3）原始凭证记载不准确、不完整时，会计人员应将原始凭证退回，并要求原始凭证的经办人按照国家统一会计制度的规定更正、补充。（4）原始凭证有错误的时，会计人员应要求经办人员到出具凭证的单位重开或者更正凭证，更正处应加盖出具单位的印章。（5）原始凭证的金额有错误时，会计人员应当要求经办人员到凭证出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
（四）转账业务
转账业务是指不通过货币资金收付的经济业务。转账业务在企业中大量存在着，但是初次接触会计学的同学大多数都不太理解这种业务，很容易在编制转账业务会计凭证时出错。因此，为了便于掌握转账凭证的编制，有必要对转账业务进行说明。
转账业务按照进行会计处理的时间分类，可分为平时处理的转账业务和期末处理的转账业务。平时转账业务主要是经营过程中的购销业务，如购进材料未付款、购进预付货款的材料、销售产品未收款、销售预收货款的产品等等业务。期末转账业务主要是根据权责发生制的要求核算本期收入和费用的业务，如材料采购成本的结转、发出材料成本的结转、工资费用的结转、折旧费用的结转、待摊费用和预提费用的结转、产品制造成本的结转、产品销售成本的结转、税金的结转、利润的结转、利润的分配等等。
转账业务的特点：（1）不涉及货币资金的收付，转账业务不涉及货币资金的收付。（2）发生转账业务所涉及会计科目方向没有规律可循，即各类转账业务的借方和贷方科目不同。
（五）记账凭证的作用
记账凭证是根据原始凭证的经济内容，运用复式记账的方法，加以归类处理而形成的用来直接作为记账依据的会计凭证。其作用主要有：（1）确定经济业务是否能够进入会计信息系统成为会计事项，在此记账凭证实际上起到初次确认的作用。只要是记录在记账凭证的事项，就是经过初次确认，能够进入会计信息系统的经济业务。（2）记录所发生经济业务的全部信息，包括经济业务的发生时间、内容、数量、所涉及的会计科目、记账方向、金额以及其他会计信息。（3）作为登记账簿的依据。在会计实务中，应根据记账凭证所指示的会计科目、记账方向、记账金额登记有关的账簿。
随着计算机会计的普及，会计账簿的作用将会弱化，而记账凭证的作用将得到加强。因为账簿的设置在很大程度上是为了准确地编制财务报表，而将记账凭证和财务报表连接起来。而采用计算机处理会计事项后，计算机可以根据大量的记账凭证编制财务报表，账簿成为与财务报表一样定期根据记账凭证随时合成的普通会计信息。当账簿的地位弱化后，财务报表的编制依据主要是记账凭证，因此记账凭证的作用得到加强，不仅是初次确认的标志，而且成为再次确认的依据。总之，记账凭证成为会计信息系统中唯一记录会计基本信息的载体。因而对记账凭证的要求也就提高了，要求记账凭证不仅能够提供定量的信息，而且要能够提供定性的信息；不仅提供总括的信息，而且要提供分类的信息。
（六）会计凭证的传递
会计凭证的传递是会计活动中重要的一个环节，其重要性不亚于会计信息的加工，但这个环节必须依赖于会计信息加工的加工步骤。关于会计凭证传递，一般人在讲授时往往只是强调其对于会计核算分工有一定影响，把会计凭证传递仅仅理解成为正确组织会计工作的一部分，这种理解是不够的。会计凭证传递程序不仅会影响会计工作的正确开展，而且还会影响到整个单位的经营管理工作。会计凭证传递程序包括会计凭证在不同的经营管理环节停留的先后顺序以及停留的时间。由于在凭证传递的过程中在不同的单位可能会涉及到财会部门、采购部门、营销部门、仓储部门和生产经营部门，因此不可避免地会影响所有上述各个部门的业务活动开展，这就是教科书上所说到的“会计凭证传递可以起到协调作用”。如果会计凭证传递规定的先后顺序是错误的，或者会计凭证停留的时间太长，那么就不仅仅只是影响会计工作，而且一定会影响正常的生产经营活动，使得管理效率下降。不但如此，会计凭证的传递还是加强或者完善内部控制制度的重要手段。
2000年7月1日开始实施的《中华人民共和国会计法》中间的一个重要内容就是加强内部控制制度，以便保证会计信息的真实和完整，科学地组织好会计凭证的传递工作对于加强内部控制制度具有非常重要的意义。这是因为：1．会计凭证传递的先后顺序实际上隐含着每个不同环节的责任，在传递过程中每经过一个环节都需要有责任人签字或者盖章，每一个环节的经手人都应该对下一个环节负责，这样可以起到相互牵制的作用，出了差错也容易追查；2．会计凭证传递中间的每一个环节都可以针对各自的工作责任制定相应的岗位责任制，对于传递过程中上一个环节进行审核监督（或者是客观上起到监督的作用），对于本岗位应该完成的责任明确，有利于经手人加强责任心；3．正确的会计凭证传递程序有利于明确内部控制制度的控制点，每一个传递环节都应该成为重要的控制点，这样便于检查分析，便于找出漏洞。
会计凭证包括原始凭证和记账凭证，所以会计凭证的传递也包括原始凭证的传递和记账凭证的传递
1．原始凭证的传递
原始凭证的程度是指从凭证的填制时起到财务部门止的程度程序和程度时间。即凭证的传递路线、传递时间以及在传递中的衔接手续等。原始凭证的作用主要是证明经济业务已经发生，并作为编制记账凭证的依据，因此原始凭证的传递核心是如何迅速地、合理地传递到各个有关部门。原始凭证传递的路线取决于原始凭证所反映的经济业务内容，如入库单反映材料的入库情况，仓库需要根据入库单确定其应保管的材料数量，以明确其保管责任；业务部门需要根据入库单分析库存材料能否满足生产的供应；财会部门需要根据入库单分析采购业务是否完成，材料所占用的资金数额。其传递的程序如图5－1：
2．记账凭证的传递
记账凭证的传递是指从凭证的填制时起到归档保管时止，在财务部门各人员之间的传递程序和传递时间。即凭证的传递路线、传递时间以及在传递中的衔接手续等。凭证规定的传递程序和时间，不仅可以及时地核算和监督经济业务的完成情况，而且正确的凭证传递程序，可以使记账凭证沿着最迅速、最合理的轨道传递，使凭证在传递时畅通无阻、层次清楚、责任明确，便于加强会计工作的岗位责任制。
记账凭证的主要作用是作为记账的依据，依据其作用记账凭证传递的核心是，采取何种路线使记账凭证得以及时记账。然而传递路线取决于所采用的会计核算组织程序，不同的会计核算组织程序下，有不同的传递路线，但归纳起来主要有：
（1）按凭证发生先后顺序传递，其传递程序如图5－2：
（2）按会计凭证进行内部分工并传递，其传递程序与按时间先后顺序基本相同，不同的是转账凭证按会计分工程度给各会计人员。